A Pareto-elv rendkívül hasznos, az élet szinte minden területén alkalmazható, hatékonyságjavító eszköz. “A 80–20 szabály kimondja, hogy számos jelenség esetén a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. ” (Forrás)
A fenti mondat alapján tehát a munkád 20%-a hozza az eredményeid 80%-át. A cég ügyfeleinek 20%-a adja a bevétel 80%-át. A tevékenységek 20%-a okozza a költségek 80%-át, és így tovább…
Hogyan találd meg a 20%-ot?
Ezek a fenti tételmondatok jól hangzanak, de megtalálni az a bizonyos 20%-ot az bizony nagyon-nagyon nehéz. Hiszen minden feladat fontos, amit csinálunk, hiszen azért végezzük, nem igaz? 🙂 Minden ügyfél fontos, hiszen abból van a bevétel (ez csak elsőre ennyire tűnik egyértelműnek, mélyebb elemzés után gyakran kiderül, hogy van olyan ügyfél, ami összességében veszteséget termel)
Ahhoz, hogy megtaláld a lényeges dolgokat, elemezned, és mérned kell a tevékenységeket. Gyűjtsd össze egy listába az adott napi/heti/havi feladataid. Utána mindegyikhez rendelj mutatószámokat (pl. mennyi időt vesz igénybe, mennyi hasznot eredményez. Ha értékesítő vagy, akkor melyik ügyfél mennyi bevételt hoz, és mennyi időt vesz igénybe az adott ügyfél kezelése.)
Fontos, hogy ne csak egy mutatója legyen egy feladatnak, hanem kell egy pozitív (eredmény, hasznosság, bevétel), és egy negatív (idő, munka, költség) lába is. Ha csak az eredményt méred, de azt nem veszed hozzá, hogy az mekkora energiabefektetéssel érhető el, a rendszered rossz irányba fog vinni.
Ha megvannak a tételek, és mérhetővé tetted, akkor tudod priorizálni, sorba rendezni őket. Ha 10 feladatod van, az első kettő fogja a legnagyobb eredményt hozni. Ezért ezeket végezd el először, és csak akkor menj tovább, ha a többire marad időd. Ha pedig ezek nem fértek bele, tedd át másnapra, vagy húzd ki őket a listáról!
A tökéletes nem mindig a lehető legjobb!
Gondolj bele, a Pareto-elv alapján ahhoz, hogy egy adott feladatot 80%-ig elvégezz (ami a legtöbb esetben az elegendő kategóriába esik), az időd/energiát 20%-át igényli. A fennmaradó 20% pedig 80%-ot igényel!
Tehát ahhoz, hogy valamit tökéletes elvégezz, az 5-ször annyi energiát igény, mintha 80%-os szintig, tehát megfelelően végzel el!
Szerinted melyik hoz összességében több eredményt? Ha egy feladatot végzel el 100%-osan, vagy 5 feladatot fejezel be 80%-osan? Persze vannak olyan esetek, mikor a 80% nem elég. De a legtöbb esetben a megfelelő épp elég 🙂 Persze ha te maximalista vagy, akkor ezt borzasztó nehéz lesz elfogadni. De ha úszol a feladataiddal, akkor muszáj meghúzni egy határt, ha időben akarsz végezni! Amúgy sem túl szerencsés a maximalista hozzáállás, ahogy erről egy korábbi cikkemben már írtam 🙂
Emiatt rendkívül fontos, hogy először tervezd meg, mivel kell először foglalkoznod (ami a legtöbb esetben nem egyenlő azzal, hogy mivel foglalkoznál szívesen). Ez persze szintén időt és energiát igényel, de hosszú távon bőségesen megtérül. Amikor pedig ez már rutinná válik, akkor már csak kis erőfesztést igényel, de az eredményességed akár megötszörözheted!
Hogyan alkalmazd a Pareto-elvet?
Elemezz
Gyűtsd össze azösszes aktuális feladatod, és a korábbi tapasztalataid alapján értékeld ki, milyen eredményt hoz, mennyi energiabefektetéssel.
Priorizálj
Légy őszinte, és azt a feladatot vedd előre, ami a legtöbb eredményt hozza, és ne azt, amit legszívesebben csinálnál.
Fókuszálj
Ha megvan a sorrend, akkor koncentrálj az aktuális lépésre, és ne hagyd, hogy ettől bármi is eltérítsen.
Mondj nemet a tökéletesre
Ne feledd, hogy 5 jól elvégzett feladat többet ér, mint egy tökéletesen befejezett munka!
Sok sikert az eredményességed növeléséhez!
Érdekel, hol tartasz a karrier építésedben? Kattints!
Tetszett a cikk?
Kövesd az Irodista Facebook oldalt.
Megosztási lehetőségek: