Egy korábbi cikkben áttekintettük egy átlagos irodát. Most lássuk, mi a helyzet a multi informatika részével.
Informatika
Az informatika mára a legfontosabb munkaeszközökké váltak, hiszen egy irodában dolgozó beosztott/vezető a munkaidejének legalább 90%-át a gépe előtt tölti.
Mára olyan mértékűvé vált az informatika és az attól való függés, hogy egy esetleges áramszünet, vagy hálózati probléma a teljes munkát meg tudja bénítani. Hiszen minden munkaanyag a hálózaton és a levelezőrendszerben van, erről működik a számítógép, a telefon, a nyomtató.
Ez akkor válhat mulatságossá (vagy idegesítővé), ha a számítógéped elromlik valamiért, és a belső HelpDesk osztály nem fogadja telefonon a hibajelentést, csak az erre kitalált belső rendszeren keresztül. Arra senki nem gondol, hogy áramszünet, vagy a gép elromlása esetén ez eléggé lehetetlen vállalkozás. Az IT osztály pedig csak akkor fog foglalkozni az ügyeddel, ha erről kapott tőled bejelentést. Circulus vitiosus 🙂 (ördögi kör)…
Nézzük meg, hogy mivel fogsz találkozni:
Mit lehet használni, és mit nem?
Először is nézzük meg, mi az, ami leginkább sokkolóan tud hatni egy frissen belépett munkavállaló számára! A vállalati számítógépek erősen le vannak korlátozva. Tehát semmit (de tényleg semmit!) nem tudsz telepíteni a gépedre, csak a rendszergazdák. Ahhoz viszont, hogy bármit is feltegyenek a gépedre, igényt kell leadnod, amit a vezetődnek kell jóváhagyni, és utána telepítik csak fel.
Ehhez sajnos hozzá kell szokni, a munkahelyi eszközök munkára vannak, és ezért csak a munkavégzéshez legszükségesebb eszközök állnak rendelkezésre.
Gyakori, hogy minden külső adathordozó (pl. pendrive) használatát is letiltják, és csak indokolt esetben oldják fel ezt a tiltást.
Számítógép
Az esetek nagy részében a dolgozók asztali számítógépet kapnak, szakértői és középvezetői szinttől szokás laptopot adni, mert ezekben a munkakörökben már gyakran kell megbeszélésre, tárgyalásra járni, ahol szükség lehet a gépre.
Bizonyos munkakörökben kettő monitort szoktak használni, ez főleg ott hasznos, ahol sok elemzést kell készíteni, vagy több rendszert kell egyidejűleg alkalmazni.
Érdemes vigyázni az eszközökre, mert ha valami elromlik, akár hetekig is eltart annak pótlása (és ebben nincs benne az engedélyezési procedúra, ami akár 2-3 személyen is végigmehet, mire egyáltalán el lehet kezdeni az eszköz pótlását).
Egy jó tanács: mindig zárold le a géped, ha elmész a helyedről (ctrl+alt+del kombináció, majd számítógép zárolása, vagy a Windows Gomb + L, ahol az L = Lock).
Ez sok helyen szabályzatban is benne van, de érdemes ezt magadtól is alkalmazni!
Intranet
Az Intranet a multik belső portálja. Ez az egyik legfontosabb információforrás, ezért ezt érdemes jól megismerni.
Ide kerülnek ki az aktuális hírek, a szervezeti felépítés, az oktatási anyagok, a munkához szükséges dokumentumok. A legtöbb esetben belső telefonkönyv is van, melyben a cég dolgozóinak telefonszáma, e-mail-címe, beosztása, munkatársai, irodája található. Fénykép is szokott lenni, ez is fontos egy több ezer fős szervezetnél.
Az Intranetről érhető el a vállalat összes szabályzata is, ennek egy részét meg kell ismerni a munkavégzéshez.
Ide teszik fel az aktuális belső állásajánlatokat is. Ezeket legtöbb esetben először csak a cégnél dolgozók számára teszik elérhetővé, és csak akkor kezdenek hirdetni más helyeken, ha belülről nem sikerült senkit találni a pozícióra.
A leginkább használt rendszerek is elindíthatóak az Intranetről. Pl. a szabadságigénylő, a HelpDesk rendszer, az Oktatási portál stb.
Naptár
Minden levelező rendszerben van naptár is, ide kerülnek be a leszervezett megbeszélések időpontjai, vagy akár magadnak is tudsz ide felvenni elfoglaltságot. Ezt érdemes beállítani, mert ha más szervez értekezletet, és ha veszi a fáradságot, hogy megnézze, ki mikor ér rá, akkor figyelembe kell vennie, ki mikor szabad.
Szakértői szinttől a naptár egy nagyon fontos sarokpont, hiszen ez alapján szerveződik meg egy-egy munkanap. Viccesen azt szoktam mondani, hogy ami nincs a naptáramban, az nem is létező feladat 🙂
Emiatt még a saját csoporton belül is érdemes megbeszélést szervezni, és arról meghívót küldeni. Mókásnak tűnhet, hogy azért küldesz meghívót, hogy a veled szemben ülő kollégával megbeszélj valamit, de idővel rájön az ember, mennyire hasznos. Ha nem teszed ezt, két probléma lehet:
- Más szervez neked arra az időpontra megbeszélést, így nem tudsz a saját feladatoddal foglalkozni.
- Ha nincs konkrét időpont, akkor a rengeteg feladat között könnyen elveszhet az a fontos megbeszélés, munka amit meg kellett volna csinálnod.
Nyomtató
A nagyvállatokban használt nyomtatók már rendkívül komplexek, külön kis számítógépek. Ezeket hálózatba kapcsolják, így egy egész szervezeti egység használ egy ilyen gépet (ez is jogosultság kérdése, ki melyiket használhatja).
A nyomtatókat többnyire egy közös helyre teszik (pl. a folyóson vannak kialakítva nyomtató szobácskák).
Egy ilyen masina tud nyomtatni, fénymásolni, faxot küldeni és szkennelni is (a beszkennelt képet saját, vagy más e-mail-címre is el tudod küldeni).
Mivel sok ember használ egy-egy gépet, ezért gyakran fordulnak elő ütközések, várakozás, néha még el is veszhetnek kinyomtatott anyagok. Ezt nagy cégekben úgy szokták megoldani, hogy ha nyomtatást indítasz, akkor el kell menned a nyomtatóhoz, ahol be kell jelentkezni (vagy pin kóddal, vagy a belépő kártyáddal), és csak akkor nyomtatja ki.
Hálózati meghajtó
Egy nagy cégben minden számítógép hálózatba van kapcsolva. Szervezeti egységenként, vagy projektenként vannak központi mappák, amikben dolgoznod kell. Nem nagyon támogatják, hogy a géped merevlemezét használd. Egyrészt, mert a hálózati mappákról naponta készül mentés, másrészt így az anyagok megoszthatók, és közösen lehet rajtuk dolgozni/véleményezni. Viszont emiatt vigyázni kell, mit is teszel oda fel, mert bárki megnézheti őket!
A hálózati mappákra, de még a saját gépedre sem tehetsz fel bármilyen tartalmat, csak munkához szükséges dokumentumok, munkaanyagok lehetnek. Tehát ha mp3-as zenékkel pakolod tele a hálózatot abból komoly problémák lehetnek, erre érdemes odafigyelni!
Internet használat
A nagyvállalati informatika csak a munkavégzéshez szükséges Internet használatot támogatják. Ezért központilag le szoktak tiltani olyan weboldalakat, amit gyakran látogatnak a munkatársak, de munkához nem sok köze van. Ilyenek pl. a népszerű közösségi oldalak (facebook, instagram, youtube), levelezők (gmail, freemail), a szexuális tartalommal rendelkező oldalakat, játékoldalak, és az ingyenes tárhelyek (pl atw, uw, freeweb).
Drasztikusabb esetben a cég méri a dolgozói internetezéssel töltött idejét, amiről riportot küldenek a vezetőknek. Elég kínos dolog ilyen ügy miatt a vezető elé kerülni, hiszen úgy tűnhet, mintha nem lenne elég munkád, vagy legalábbis nem foglakozol vele.
Tetszett a cikk?
Kövesd az Irodista Facebook oldalt.
Iratkozz fel a hírlevélre, hogy értesülhess az új cikkekről:
Megosztási lehetőségek: