A multi-tasking a számítástechnikából átvett fogalom, amikor a gép olyan gyorsan váltogat több feladat között, hogy úgy tűnik kívülről, mintha egyidőben egyszerre csinálna meg több feladatot. pedig ezt még a gép sem tudja megcsinálni, nemhogy az ember, mégis sokszor ez az elvárás a szerencsétlen irodistával szemben.
Bővebben a multi-taskingról itt olvashatsz.
Munkahelyi multi-tasking
Ahogy a wikipédián is olvashattad, az egyidejű feladatvégzés csak látszólagos, fizikailag nem lehetséges.
Hogy néz ki egy átlagos, multi-tasking irodista napja?
- Reggel, míg mész a munkába zenét, vagy rádiót hallgatsz, esetleg játszol a mobilodon. Közben már a benti feladatokon gondolkodsz. És persze azon, milyen otthoni teendőid maradtak estére
- Megérekezel, már csörög a telefonod, közben olvasod a tegnapról felgyűlt 200 emailed, és eszed a reggelid maradékát
- Elkezded az első feladatod, de közben hívnak telefonon, érkezik egy újabb feladat/kérés
- Még csinálod az előzőt, de már belekezdesz az új feladatba is
- bejön a főnököd, gyorsan kioszt néhány “csak öt perc az egész” munkát, majd megy tovább
- Elmész az első meetingedre, félbehagyva a megkezdett 3-4 feladatod. Megbeszélés alatt olvasod tovább az emailjeid, most veszed észre, hogy jött 3 új meghívó és 2 aznapi határidejű munka, kezdesz kiborulni
- Holtfáradtan elmész ebédelni, azt se tudod, hol áll a fejed, de azért belenézel a magán emailjeidbe, elintézel pár telefont
- Kávé mellett megbeszéled kollégáiddal, megint mennyi meló tornyosul előtted, és még egyikkel sem állsz sehol. Ők persze pont ugyanígy állnak
- Erőt veszel magadon, és megpróbálod egyszerre megoldani a 6-8 feladatot, kimutatást készítesz, anyagot olvasol, közben persze szünet nélkül csipog az email értesítő és rezeg a mobilod
- 6 körül feladod, és elindulsz haza, fáradtan és elcsigázottan, hogy ma se fejeztél be semmit, és holnap a főnök majd jól le fog szúrni…
- És az egész kezdődik másnap előről…
A valóságban több feladat között ugrálsz egész álló nap, és mindegyikkel egy picit haladsz, majd áttérsz másikra. Ezzel teljesen széttördeled a koncentrációd, a fókuszt. Azon kívül, hogy így nem ahaladsz igazán egyik feladattal sem, egyetlen ereménye lesz: rettentő módon megterheled a szervezeted, és rövid időn belül kifárad az agyad
Mit tegyél helyette?
- Priozáld a feladataid fontossági sorrendben
Kezd a legfontosabbal, vagy legnehezebbel. Nyeld le a keserű pirulát, és legyél túl a legrémesebb feladaton
- Zárd ki a zavaró tényezőket
Némítsd le a telefonod, kapcsold ki az Outlook-ot, foglalj be magadnak időt a naptáradba, tegyél fel egy fejhallgatót, és kezdj neki!
- Egyszerre csak egy feladat!
Akkor is, ha több feladat van azonos prioritással. Merül el a feladatban, fókuszálj, és sokkal gyorsabban fogsz vele haladni
- Váltogasd a feladatokat, de okosan!
Agyunk egyszerre csak kb 30 percig tud egy dologra koncentrálni átlagosan. De ez lehet 15 és 45 perc között bármennyi, feladattol és fáradságtól függően. Lankad a figyelmed? Térj át a következő feladatra, de akkor is szigorúan csak azzal az egyel foglalkozz!
- Zárd le, és menj tovább
Ha kész van egy feladat, tarts egy rövid szünetet, jutalmazd meg magad! Ez lehet pár perc séta, egy kávé, pár perc internetezés, bármi, ami kikapcsolja az agyad, és segít, hogy áttérj a következőre
- Előre megadott időpontokban intézd az adminisztrációt
Két fontos feladat között hívd vissza, aki keresett, kapcsold vissza a levelezést, olvasd el, ami azóta jött.
- Prioziálj újra, de ragaszkodj a listához!
Rendezd újra a listád az új feladatok függvényében, majd újra zárkózz be, kapcsold ki az email-t, tedd félre a telefont, és koncentrálj a következő munkádra
- Nap végén összegezz, és zárd le a napod
Lehet, hogy nem tudtál minden elvégezni, de sokkal elégedettebben fogsz hazamenni, ha megcsináltál tíz feladatból hatot, vagy csak négyet, mintha mind a tízbe belekezdtél, de egyiket se tudtad megcsinálni. És figyeld meg, nagy eséllyel ami a lista végén van, az nem is olyan fontos, és megoldódik magától. Ha pedig így van, feleslegesen kedztél bele, és égetted vele az időd, energiád 🙂
Hajrá, és sok sikert!
Van egy jó történted, vagy módszered a multi-tasking kezeléséről? Oszd meg velünk!
Tetszett a cikk?
Kövesd az Irodista Facebook oldalt.
Megosztási lehetőségek: