Ha te is multiban, nagyvállalatnál dolgozol, biztos ismerős lesz ez a szituáció. Mi történik, amikor valamire szükséged van, amihez más segítsége szükséges? Be kell állítani egy új jogosultságot, kell egy adat a prezentációdhoz, szükséged van egy riportra, vagy akár csak irodaszert kell rendelned.
Ilyenkor két eset lehet. A jobbik lehetőség, hogy már ismered a folyamatot, vagy azt a személyt, aki kell hozzá. Ez tök jó, mert legalább el tudsz indulni. Rosszabb eset, hogy még azt sem lehet tudni, merre kéne elindulnod.
A bürokrácia útvesztője
Bármerre is indulj, hamar bele fogsz kerülni a multik legszörnyűbb útvesztőjébe, a bürokráciába!
Minél nagyobb egy szervezet, annál nagyobb adminisztrációt igényel az ügyek intézése. Egy kis cégnél elég a vezető szóbeli jóváhagyása, de ahogy nő a vállalat, úgy lesz egyre hosszabb a szolgálati út.
Fel kell készülni arra, hogy a legegyszerűbb igény elintézéséhez is több rendszert kell használni, jó pár engedélyező lép be a folyamatba, és különböző sablonokat, formanyomtatványokat kell kitölteni.
Ez a szintű bürokrácia gyakran hajmeresztő dolgokat eredményez. Jó példa erre, mikor első cégemben mobiltelefont kellett igényelnem…
Lássunk egy életből vett, valódi példát (nem, nem kitaláció!)
Ehhez először egy rendszerben engedélyt kellett kérni, melyet a vezetőmnek, majd az ő vezetőjének kellett jóváhagyni, utána pedig a beszerzési vezetőnek. Ezután egy három (!!!) oldalas beruházási igénylő formanyomtatványt kellett kitölteni, amit alá kellett íratnom a vezetőmmel, majd a Kontrolling osztály illetékes munkatársával (persze csak azután, mikor a rendszerből visszakaptuk a beszerzési azonosítót).
Miután ez megvolt, belső postán át kellett küldeni ezt a könyvelésre, ami egy másik városban volt. Ők berögzítették az adatokat a papír alapján a számviteli rendszerbe, kitöltötték a rájuk vonatkozó részt a papíron, majd elküldték a logisztikai osztályra, amely egy harmadik városban volt, ahol elindították a beszerzést. Miután ez sikerült, elküldték a készüléket a Beszerzés számára, amely utána továbbították a főnökömnek, akitől végül megkaptam a telefont. Mindez röpke három hónapot vett igénybe. És még szerencsénk volt, mert egyik osztályon sem akadt fenn az igénylés, nem dobták vissza javításra…
Remélem más nem fog hasonló rémálomszerű igénylési procedúrába belefutni, de nem lehet kizárni a dolgot 🙂
Az is gyakran előfordul, hogy a nagymértékű specializáció miatt a kollégák egymás között tologatnak egy igényt, feladatot (a legviccesebb ilyenkor az, mikor elindulsz valamerre, majd valahol visszajutsz egy olyan kollégához, akinél már jártál, és a végén visszahullik az egész rád. Ilyenkor az ember már tényleg nem tudja, hogy sírjon, vagy nevessen a dolgon).
Épp az ilyen esetek miatt fontos ismerni azokat az informális utakat vagy a megfelelő kollégákat, akik tudnak segíteni vagy meg tudnak gyorsítani egy-egy ügyet. Persze ehhez nem árt jó vagy legalább normális viszonyban lenni velük (és pont ezért nem célszerű másokat elhajtani az igényükkel, mert veled is előfordulhat, hogy egy kolléga segítőkészsége nagymértékben hozzájárul egy általad végzett folyamat sikerességéhez).
Néhány titpikus multis típusról ebben a cikkemben írtam, ajánlom figyelmedbe 🙂
Érdekel, hol tartasz a karrier építésedben? Kattints!
Tetszett a cikk?
Kövesd az Irodista Facebook oldalt.