Rengeteg információ ömlik ránk nap mint nap, ami a napi munkahelyi hatékonyság rovására mehet. Céges feladatok, határidők, egyeztetések eredménye. Ehhez még hozzájön a nem munkával kapcsolatos infodömping – el kell vinni a kutyát orvoshoz, le kell foglalni a nyaraláshoz a szállást, be kell fizetni a számlát, stb.
Ha ezt mind fejben akarod tartani, képtelen leszel hatékonyan dolgozni, feladatot elvégezni. El fogja terelni a gondolataid a többi elintézendő feladat. Közben pedig azon aggódsz, hogy valamit elfelejtesz időben megcsinálni…
Ürítsd ki az agyad!
Ma már nem az a fő funkciója az agyunknak, hogy mindent letároljon, hanem összefüggéseket lásson át, új dolgokat találjon ki, megoldásokat keressen. De ha tele van szemetelve adatokkal, nem lehet fókuszálni, nincs megfelelő hatékonyság.
Ebben nyújt segítséged az agykiürítés. Nagyon egyszerű módszer, de csak akkor működik, ha folyamatosan, módszeresen csinálod.
Ekkor viszont olyan lesz, mintha egy nagy követ levettek volna a mellkasodról. Felszabadulsz, és koncentráltan tudsz a feladataiddal foglalkozni, anélkül, hogy a többi elintézendő dolgon kéne gondolkodnod
Hogyan csináld?
A mindennapi hatékonyság javítására végtelen mennyiségű eszköz áll rendelekezésre, hogy megszabadítsuk agyunkat a mentális “ballaszttól”, és produktív munkára fogjuk. Van aki a papír alapú megoldásokra esküszik, más inkább digitális eszközökben hisz. Mindegyik jó, a lényeg:
Ha jön egy gondolat, akkor először vizsgáld meg, hogy:
- Ha épp benne vagy valamiben, ahhoz kapcsolódik?
- Ha igen, 2 percen belül megoldható?
- Ha igen, csináld meg, és menj tovább!
- Ha nem ahhoz kapcsolódik, vagy nagyon kizökkentene, írd le a megfelelő eszközbe/helyre, és ne foglalkozz tovább vele, haladj az eddigi dolgaiddal
- Ha kell, állíts be hozzá értesítőt, és térj vissza rá, amikor ismét aktuális lesz
Ha nem kezeled, és oldod meg, vagy írod ki magadból, ott fog pattogni az agyadban, elvonja a figyelmed, és nem fogsz haladni se az aktuális, se az új feladattal, és a hatékonyság így el is felejthető!
Hagyományos, papír alapú eszközök
Én inkább a digitális eszközökben hiszek, de nem mindig oldható meg, vagy nem az a jó megoldás.
Ha nincs céges laptopod, vagy nem akarod cipelni meetingre, akkor marad a füzetbe jegyzetelés. Én általában folyamatosan vezetem, nem kezdek új lapot. Felírom a dátumot, és a témát, majd vonalakkal (-) jelölöm a gondolatokat.
Ha áttekinthető és profi jegyzetet akarsz készíteni, ajánlom figyelmedbe a Bullet Journal módszert, én nemrég ismerkedtem meg vele.
A munkahelyi és magán dolgaid ne egybe vezesd. Vagy két külön füzetet használj, vagy egy füzetnek az elejébe menjen a munkahelyi, és a végétől kezdve az egyéb dolgaid, így nem keverednek össze.
Ha spirál füzetet használsz, az összetartozó témák lapjait ki is tudod tépni, és újrarendezni, majd így lefűzni.
Én inkább az A5-ös méretű füzetben hiszek, az A4-es nekem kényelmetlen.
Gondolatok, feladatok rendezésére a legjobb eszköz a post-it. Minden lapra felírsz egy-egy feladatot, ötletet, utána bármikor át tudod rendezni, újat beszúrni, kivenni, ami már nem kell, stb. Használhatsz különböző színeket más-más témákra, típusfeladatokra.
Előnye a könnyű átrendezhetőség, vizuális áttekinthetőség. Hátránya, hogy sok helyet foglal, és nehézkes úgy tárolni, hogy egyben is maradjon hosszú ideig.
Digitális eszközök
Azért szeretem jobban elektronikus eszközökbe rögzíteni a dolgaim, mert egyszerűbb a tárolásuk, keresésük, megosztásuk. Papír alapú jegyzeteim mindig be kell pötyögni a gépbe, így kétszer kell vele dolgozni, míg ha eleve gépbe írom, akkor már csak formázni, javítani kell, sokkal gyorsabb az utómunka.
Ha van OneNote telepítve a céges gépedre, azt mindeképp ajánlom használni. Kiválóan lehet benne jegyzetelni, formázni, megosztani.
Ha nincs, akkor egy sima Word is jó megoldás, vagy rögtön Outlook levélbe lehet írni, és piszkozatként elmenteni, vagy elküldöd magadnak, és egy megfelelő mappába rendezni.
Sok cég nem engedi, hogy más, online eszközöket használj. Ha mégis van erre lehetőség, én ezeket használom, ajánlom:
- ColorNote applikáció: évek óta megbízható társam, és segítségem. Lehet emlékeztető hozzáadni, és jelez. Lehet benne rövidebb jegyezet írni, és színek szerint rendezni. Mivel felhőbe szinkronizál, telefoncsere esetén is tudod továbbhasználni, Ingyenes megoldás.
- Trello: Ez nagyjából a post-ites megoldás digitális verziója. Listákat tudsz létrehozni, a listákon belül pedig kártyákat. A kártyákat szabadon tudod mozgatni, átrendezni, listán belül és listák között is. A kártyákon belül is tudsz jegyzetelni, linkeket, emlékeztetőt hozzáadni. Én az Irodista blog dolgait vezetem ebben, cikkötletek, sorrend, stb. Az alapverzió ingyenes, extra szolgáltatások fizetősek.
- Google Dokumentumok: teljes értékű irodai megoldás online, ingyenesen. Ha hosszabb szöveget akarok írni, amit bárhonnan elérek, akkor használom a Dokumentumot, vagy a Táblázatot (pl. a költségvetésem így vezetem). Szintén ingyenes, gmail cím kell hozzá.
- EverNote: Én nem használom, de több ismerősöm is esküszik rá, mint a legjobb online jegyzetprogram.
Tetszett a cikk?
Kövesd az Irodista Facebook oldalt.
Iratkozz fel a hírlevélre, hogy értesülhess az új cikkekről:
Megosztási lehetőségek: